Welche Phasengliederung ist für ein Projekt in der Fabrikplanung sinnvoll, damit es erfolgreich ist?
Fabriken und Produktionsstätten werden optimiert, umstrukturiert, erweitert oder neu gebaut. Solche Veränderungsprojekte sind komplex. In welche sinnvollen Phasen sollte ein Fabrikprojekt gegliedert werden, damit es erfolgreich ist?
# 1 Ideenphase
So individuell wie jedes Unternehmen und dessen Produktionsstätten ticken, so individuell und vielschichtig sind auch die Gründe für deren Veränderungen. Schon allein die Analyse der Impulse für notwendige Veränderungen impliziert Ideen und Fragen zu verschiedenen Lösungsansätzen. Die Ideen dazu formulieren meist die Geschäftsführung zusammen mit den Hauptprozess-verantwortlichen. Hier wird entschieden wie das Projekt strukturiert wird, wer im Projektteam mitarbeiten soll, wer das Projektteam führt. Manche Projekte werden bis zur Entscheidungsreife noch geheim gehalten, mit wenigen vertrauten Mitarbeitern. Andere Projekte werden von Beginn an auf eine breite Beteiligung aller Prozessverantwortlicher gestartet. Die clevere Strukturierung des Projektes in abgegrenzte Bearbeitungsphasen, die sorgfältige Auswahl der Teammitglieder und Formulierung der Ursachen für das Projekt bildet das stabile Fundament des Projektes.
# 2 Konzeptphase
Fabrikprojekte gleichen zu Beginn einem vielteiligen Puzzle mit ungestanzten Rohteilen ohne einer Bildvorlage – ein Haufen von unterschiedlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen. Sie müssen sortiert, abgestimmt, angepasst und zusammengefügt werden und es darf dabei nichts vergessen werden. Ein Konzept ist das fertige „Puzzle“ und zeigt das Bild der vorausgedachten Zukunft der Fabrik oder Produktionseinheit. Es berücksichtigt und visualisiert alle wichtigen Aspekte und deren komplexes Zusammenwirken. Es weist den Weg zur passendsten Lösung für das Unternehmen. Erfahrungsgemäß beschreibt ein Konzept 80% der gesamten Life-Cycle-Kosten der späteren Fabrik oder Produktionsstätte. Das unterstreicht die Bedeutung dieser Projektphase. Wegen der Ökonomie der beteiligten Ressourcen ist darauf zu achten, dass Zahlen und Fakten sich auf wichtige Aspekte konzentrieren und die Richtigkeit der Zusammenhänge über der Genauigkeit steht. Nur anhand messbarer Ziele können sinnvolle Entscheidungen getroffen und das Projekt erfolgreich gemanagt werden. Aus diesen Gründen ist die Qualität des Konzeptes sehr stark abhängig von der Kompetenz und Erfahrungen des Teammitglieder in dieser Phase. Wenn Kompetenzen und Erfahrungen zu einem wesentlichen Element fehlen, sollten sie außerhalb des Unternehmens geholt werden. Kleine Teams arbeiten in dieser Phase effizienter und effektiver. Die notwendigen Diskussionen zu Anforderungen, Rahmenbedingungen, Chancen und Risiken, Kosten- und Nutzenbewertung sind übersichtlicher. Den Abschluss bildet die Entscheidung von ausgewählten Lösungsoptionen zur detaillierten Ausplanung. Das Konzeptpapier ist der Masterplan für den weiteren Projektverlauf, beinhaltet alle Anforderungen, Rahmenbedingungen und Aufgaben der Projektbeteiligten in der nachfolgenden Planungsphase.
# 3 Planungsphase
Aufbauend auf den Ergebnissen des Konzepts werden in dieser Phase die Lösungsoptionen bis ins Detail ausgeplant. Dazu wird das Projektteam um weitere Prozessverantwortliche und Experten und Spezialisten meist von externen Dienstleistern erweitert. Das Projektmanagement sorgt für die
– strukturierte Abarbeitung und Abstimmungen aller notwendigen Aufgaben und Anforderungen
– notwendigen Entscheidungen,
– Dokumentation der Ereignisse und
– Transparenz im Projektgeschehen.
Während der Planungsphase werden anhand eines Meilensteinplans viele Einzelentscheidungen getroffen. Mit dem Planungsfortschritt kann auch eine Revision früherer Einzelentscheidungen notwendig werden.
# 4 Realisierungsphase
Je nach Art des Projektes und Aufgabenstellung kann sich die Realisierungsphase mit der Planungsphase auch überschneiden. Eine mögliche Baumaßnahme hat andere Beschaffungs- und Ausführungszeiten wie Maschinen, Anlagen oder Einrichtungen. Mit den ausführenden Unternehmen vergrößert sich das Projektteam erneut und damit auch der Steuerungs- und Abstimmungsaufwand. Das Handling von Änderungen ist hier das tägliche Geschäft des Projektmanagers. In dieser Phase zahlt sich ein gutes Projektmanagement und ein cleveres Konzept aus. Umgekehrt merkt man leider auch erst in der Realisierungsphase, wenn bei Projektmanagement und in der Konzeptphase „gespart“ wurde. In der Folge kommt es zu unnötigen Störungen, Unterbrechungen, längerem Zeitbedarf und Mehrkosten. Aufzuholen sind diese Umstände meist nicht mehr. Es gibt dafür genügend Beispiele in der Presse, wie es nicht laufen soll. Gute Beispiele finden meist weniger den Weg in die Öffentlichkeit, eigentlich schade.
# 5 Konsolidierungsphase
Mit der Inbetriebnahme einer Fabrik oder dem SOP einer Produktion ist das Projekt beendet? Mitnichten. Auch wenn die externen Dienstleister und Unternehmen das Projekt verlassen, weil deren Aufgaben hoffentlich zeit- und budgetgerecht abgeschlossen sind, geht es jetzt an die Feinjustierung des operativen Betriebes. Ich kenne kein Fabrikprojekt, das alle Ziele sofort erreicht, wo kein Verbesserungspotenzial sichtbar wird, wo alles so gelaufen ist, wie geplant. Selbst die Rechnungs-abschlüsse, die vollständige Dokumentation und Verfolgung der Gewährleistungsansprüche dauert seine Zeit. Diese Phase sollte von der Organisation auch genutzt werden um für zukünftige Projekte zu lernen – does und don’ts – nach einem Fabrikprojekt ist vor einen neuen Fabrikprojekt.
Konsolidierung der Projektergebnisse ist wichtig – oder soll ein Projekt so abgeschlossen werden?
Fazit:
Gegliedert in die 5 Phasen Ideenfindung, Konzept, Planung, Realisierung und Konsolidierung erhält ein Fabrikprojekt die notwendige Transparenz und zielführende Struktur.
