Welche Faktoren entscheiden über den Erfolg eines Projektes in der Fabrikplanung?
Fabriken und Produktionsstätten werden optimiert, umstrukturiert, erweitert oder neu gebaut. Solche Veränderungen sind komplexe Projekte. Welche Faktoren entscheiden über den Erfolg eines Fabrikprojektes?
# 1 Welche Struktur hat das Fabrikprojekt?
„Planen Sie bitte schon mal eine neue Halle mit 5.000 m², bis Sie fertig sind haben wir auch das notwendige Produktionslayout“. Kein Prozessverantwortlicher wird mit dem Ergebnis oder Projektverlauf zufrieden sein. Entweder ist die Halle zu groß oder zu klein geplant oder entspricht nicht der Spezifikation oder dem Produktionslayout – der dritte Schritt erfolgt vor dem zweiten. Die Planung erfolgt ein zweites Mal. Daher ist für ein Fabrikprojekt eine Strukturierung der Aufgaben notwendig. Jedes Fabrikprojekt lässt sich in 5 Phasen strukturieren:
1. Ideen
2. Konzept
3. Planung
4. Realisierung
5. Konsolidierung
# 2 Woher kommt der Impuls für das Fabrikprojekt?
„Unsere Produktionskosten sind nicht mehr marktfähig“, „Wir automatisieren unsere Produktlinie X und brauchen dafür eine Freifläche von 500 m²“, „Wir verlagern 200 Arbeitsplätze in den Standort Y“, „Der Markt fordert eine Lokalisierung unserer Produkte in XXX“.
Es gibt viele Gründe eine Fabrik zu verändern. Schon allein das Wissen um den Impuls impliziert Ideen und Fragen zu verschiedenen Lösungsansätzen und ist die Basis aller weiteren Überlegungen.
# 3 Welche Ziele verfolgt die Unternehmensführung mit dem Fabrikprojekt?
„Wir wollen durch Reduzierung der Produktionskosten wettbewerbsfähiger werden“ – Wann hat das Projektteam das Ziel erreicht? Messbare Ziele beeinflussen Lösungsansätze und Ergebnisse.
„Wir wollen die Herstellkosten für das Produkt um 40% reduzieren“ – Zu Beginn vielleicht sehr ambitioniert? Dies ist aber die Chance für Kreativität. Selbst wenn das Ziel später wegen besserer Kenntnis und guten Argumenten angepasst wird, es wurde mehr erreicht als ohne messbare Ziele. Messbare Ziele sind wichtig für den Erfolg in Fabrikprojekten.
# 4 Wie ist das Projektteam zusammengesetzt?
Jede Projektphase hat seine eigene Teamzusammensetzung. Während die Ideen meist durch die Hauptprozessverantwortlichen und Geschäftsführung des Unternehmens entwickelt werden, wird in den nachfolgenden Projektphasen das Projektteam je nach Aufgabenstellung und Kompetenzen um zusätzliche Verantwortliche, Experten und Dienstleister (meist extern) ergänzt. Dieses „atmende“ Team muss rechtzeitig implementiert, gesteuert und geführt werden. Kommen Teammitglieder zu früh ins Team entsteht Leerlauf und Langeweile, kommen sie zu spät entstehen Wartezeiten und Motivationsverlust.
Abbildung 1: Anteil der externen Dienstleister und Experten über die Projektphasen
# 5 Wie ist die Vorgehensweise im Projektteam organisiert?
„Ich soll ein Gebäude planen, und die Kollegen der Produktion können uns noch keine Spezifikationen nennen und ein grobes Produktionslayout zeigen“. Es ist für Teammitglieder demotivierend, wenn sie Einzelthemen und Details bearbeiten sollen, während der Masterplan dafür noch nicht steht. Daher empfiehlt es sich mit den Beteiligten zu Beginn der jeweiligen Projektphase einen eigenen Teilprojektplan zu entwickeln und die geforderte Genauigkeit und Toleranzen der Zahlen und Fakten der jeweiligen Phase anzupassen. Es ist in der Konzeptphase wenig zielführend, Fertigungslinien sekundengenau auszutakten, wenn an anderer Stelle die Durchlaufzeit noch um 50% reduziert werden könnte. Warum sollte ein Architekt ein Fundament einer Presse für eine Kostenkalkulation exakt berechnen, wenn die Standortfrage und Bodenbeschaffenheit nicht geklärt sind. Die Vorgehensweise sollte immer vom Groben ins Feine erfolgen. Nach meinen Erfahrungen gibt es für eine Aufgabenstellung auch keine ideale Lösung, sondern immer Lösungsoptionen. Daher sollten gerade in der Konzeptphase die sinnvollen Lösungsoptionen skizziert, bewertet, verglichen und zur weiteren Planung ausgewählt werden. Aus jeder Projektphase ergeben sich Aufgaben und Termine für die nächste Phase. Und sollte sich eine Phase verzögern, ist es besser diesen Terminplan anzupassen, als von Anfang an keinen Plan zu haben, an dem sich alle Projektbeteiligten orientieren können.
# 6 Wer trifft wann, welche Entscheidungen?
In alle Projektphasen entstehen meist mehrere Lösungsoptionen. Aus ökonomischen Gründen ist es nicht sinnvoll alle entwickelten Optionen über mehrere Phasen zu ziehen. Daher braucht es in und nach jeder Phase Entscheidungen. Ich empfehle diese Entscheidungen als Meilensteine im Projektplan zu hinterlegen. Dass getroffene Entscheidungen bei besserer Erkenntnis und Datenlage geändert werden, muss möglich sein. Das ist in komplexen Fabrikprojekten völlig normal und stärkt auch das Projektteam.
Fazit:
Der Erfolg eines Fabrikprojektes basiert auf der Auflösung der Komplexität, der strukturierten, ursachengerechten und zielgerichteten Abarbeitung der unterschiedlichsten Aufgaben durch kompetente Projektteammitglieder und richtungsweisende Entscheidungen. Ein guter Projektplan basierend auf den 6 Erfolgsfaktoren Struktur des Projektes, Impuls, Ziele, Projektteam, Vorgehensweise und Entscheidungen hilft bei der Steuerung des Fabrikprojektes und vermeidet zusätzliche und unnötige Risiken.
